Wezwanie do usunięcia braków formalnych w podaniu - art. 64 § 2 kpa
Na uwadze mieć należy zasady ogólne Kodeksu postępowania administracyjnego, a zwłaszcza treść art. 7, zgodnie z którym: "organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli".
Zgodnie z treścią art. 64 kpa:
- jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania (§ 1);
- jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (§ 2).
W praktyce sytuacja, o której mowa w art 64 § 1 kpa nie powinna mieć miejsca. Osobą ubiegającą się o stypendium będzie student, który uprzednie musiał przejść przez proces rekrutacji, złożyć ślubowanie, podpisać umowę o świadczenie usług edukacyjnych itd. Trudno więc zakładać, że organ nie będzie mógł ustalić adresu, nawet jeśli na wniosku nie będzie on podany (zresztą nie musi być - niekiedy wystarczy tylko imię i nazwisko oraz inny identyfikator, np. numer albumu). Z tego powodu omówić należy wezwanie do usunięcia braków formalnych (art. 64 § 2 kpa).
Chcąc więc prawidłowo rozpoznać wniosek o stypendium, konieczne jest zgromadzenie materiału dowodowego i usunięcie takich przeszkód, które skutecznie blokowałyby właściwie załatwienie sprawy. W praktyce nie ma znaczenia, czy brakuje podpisu studenta na wniosku o stypendium, czy brakuje zaświadczenia z urzędu skarbowego itd. Może zdarzyć się, że samo żądanie studenta będzie niezrozumiałe i już na tym etapie należy wezwać studenta do skonkretyzowania przedmiotu wniosku, jak i np. do złożenia wniosku na określonym formularzu.
Są inne braki, bez których usunięcia nie sposób rozpatrzyć sprawy - np. wspomniane zaświadczenie z urzędu skarbowego o dochodzie, czy informacja o dochodach ojca studenta. Nie można automatycznie przyjmować, że takiego dochodu nie ma. W przypadku stypendium rektora dla najlepszych studentów braki w dokumentacji wcale nie muszą jednak blokować rozpatrzenia wniosku. Trzeba jednak pamiętać, że gdy student we wniosku zgłasza konkretne osiągnięcie punktowane według kryteriów, ale w ocenie organu nie jest ono wystarczająco udowodnione, to jednak należy wezwać do przedłożenia wymaganego dokumentu. Przykładowo chodzi tu o dość ogólną treść co do udziału studenta w konferencji, bez określenia jej rangi - gdy kryteria różnicują udział w konferencji ogólnopolskiej, międzynarodowej itd. Gdyby jednak punktowany był udział czynny w konferencji (z referatem) a z zaświadczenia będzie wynikać, że student wziął udział jako słuchacz w konferencji, to organ nie musi wzywać do uzupełnienia braków formalnych, skoro bowiem wg kryteriów, udział bierny nie jest w ogóle punktowany. Podobnie, nie sposób domagać się do przedłożenia zaświadczenia o dochodzie ojca studenta, gdy z akt sprawy wynika, że ojciec zmarł kilka miesięcy temu (np. na podstawie aktu zgonu). Dostrzegalna jest jednak różnica pomiędzy stypendium socjalnym a stypendium rektora dla najlepszych studentów - chodzi tu o skutek. Otóż brak wspomnianego zaświadczenia o dochodzie studenta uniemożliwia rozpatrzenie wniosku, zaś brak zaświadczenia potwierdzającego np. udział w konferencji może prowadzić do pominięcia tego osiągnięcia, ale nie musi przekreślać drogi do stypendium naukowego.
Przyjmuje się, że samo pozostawienie podania bez rozpoznania ma charakter czynności materialno-technicznej, o której podjęciu organ powinien zawiadomić stronę. Chodzi tu o zawiadomienie, z treści którego będzie wynikać, że student nie uzupełnił braków formalnych i skutkiem tego pozostawiono podanie bez rozpoznania (zob. wyr. NSA z 14.5.1999 r., I SA 1381/98, niepubl.).
Wezwanie powinno zawierać elementy, o których mowa w 54 § 1 kpa, tj. nazwę i adres organu wzywającego; imię i nazwisko wzywanego; określenie przedmiotu postępowania; wskazanie co do konkretnych braków; pouczenie w zakresie terminu do uzupełnienia braków formalnych (7 dni) oraz podpis pracownika organu wzywającego z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego podpisującego. Trzeba pamiętać, że pozostawienie wniosku bez rozpoznania nie zamyka studentowi (stronie) prawa do sądu. Student może podjąć obronę przed bezczynnością, składając zażalenie do organu wyższego stopnia, a w razie braku takiego organu – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa (art 37 § 1 kpa), a w dalszej kolejności ma prawo złożyć skargę do WSA.
Dopuszczalne jest kolejne wezwanie do usunięcia braków formalnych, chociaż organ nie powinien nadużywać tej formuły. Przykładowo, gdy w aktach sprawy brakuje zaświadczenia o dochodach ojca (zaświadczenie z urzędu skarbowego oraz zaświadczenie dot. składek na ubezpieczenie zdrowotne), należy wezwać studenta o przedłożenie takich dokumentów. Gdy w odpowiedzi na wezwanie student wyjaśni, że ojciec rozwiódł się z matką studenta 3 lata temu i np. płaci alimenty to organ winien wystosować kolejne wezwanie - w przedmiocie dostarczenia wyroku rozwodowego i wysokości alimentów.
Pobierz wzór wezwania do usunięcia braków formalnych
Polecana literatura:
- W. Chrościelewski, J. P. Tarno, Postępowanie administracyjne i postępowanie przed sądami administracyjnymi, Wyd. Wolters Kluwer, Warszawa 2015;
- R. Hauser (red.), M. Wierzbowski (red.), Kodeks postępowania administracyjnego, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2015.
